Công ty Luật Trọng ĐứcNghị định 309/2026/NĐ-CP: giấy tờ đã có dữ liệu thì không phải nộp lại
Chắc bà con nào từng đi làm giấy tờ ở xã, phường cũng gặp cảnh này: đã nộp đủ rồi, cán bộ vẫn dặn "về photo thêm cái này, mang lên cái kia". Đi lại nhiều lần mất cả buổi làm, nhất là bà con ở xa trung tâm. Nghị định mới này có một nội dung đáng để bà con biết. Bài giải thích ngắn gọn, bằng lời thường.
1. Nghị định 309/2026/NĐ-CP là gì?
Đây là văn bản của Chính phủ, ban hành ngày 05/8/2026 và có hiệu lực từ cùng ngày, theo Cơ sở dữ liệu văn bản trên cổng Thông tin Chính phủ. Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 118/2025/NĐ-CP, là nghị định quy định cách giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa", tức người dân chỉ cần đến một nơi (Bộ phận Một cửa hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia) để nộp hồ sơ và nhận kết quả.
2. Quy định mới nói gì về giấy tờ?
Theo Cổng Kiểm soát thủ tục hành chính (Bộ Tư pháp), nguyên tắc chính là:
- Cơ quan giải quyết thủ tục phải khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành để thay cho thành phần hồ sơ.
- Cơ quan không yêu cầu người dân nộp lại giấy tờ mà thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ hợp pháp.
Hiểu đơn giản: thông tin nào Nhà nước đã có sẵn trong hệ thống thì cơ quan tự tra cứu, không đẩy việc đó sang người dân.
3. Hai trường hợp vẫn có thể phải bổ sung giấy
Quy định này có ngoại lệ, bà con nên biết để khỏi hiểu nhầm:
- Hệ thống gặp sự cố hoặc thảm họa, cơ quan không tra cứu được dữ liệu.
- Dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác.
Trong hai trường hợp này, cơ quan có thể đề nghị bà con bổ sung giấy tờ cần thiết. Ngoài ra, việc các cơ sở dữ liệu đã kết nối xong ở từng nơi, từng loại thủ tục đến đâu thì mỗi địa phương một khác, nên bà con đừng nghĩ chắc chắn ở đâu cũng không bị hỏi giấy.
4. Ki-ốt thông minh và VNeID
Theo thông tin trên, ki-ốt thông minh là thiết bị đặt tại nơi làm thủ tục, cho phép người dân tự tra cứu, xác thực danh tính điện tử, nộp hồ sơ, thanh toán trực tuyến và nhận kết quả. Khi dùng ki-ốt, người dân xác thực bằng ứng dụng VNeID hoặc bằng thiết bị đọc thẻ Căn cước. Nơi nào có ki-ốt thì bà con dùng được; nơi chưa có thì vẫn làm thủ tục theo cách thông thường tại Bộ phận Một cửa.
5. Nộp hồ sơ không phụ thuộc địa giới
Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và cấp xã có thể tiếp nhận hồ sơ không phụ thuộc địa giới hành chính. Quy định này chỉ áp dụng với những thủ tục đủ điều kiện số hóa hồ sơ, xác thực điện tử và liên thông dữ liệu, chứ không phải thủ tục nào cũng làm được như vậy.
6. Bà con nên làm gì?
- Khi cán bộ đề nghị thêm giấy tờ, bà con cứ nhẹ nhàng hỏi lý do cần giấy đó và giấy ấy dùng vào việc gì trong hồ sơ. Trao đổi hòa nhã sẽ nhanh gọn hơn.
- Chuẩn bị sẵn giấy tờ tùy thân và cài sẵn VNeID trên điện thoại (nếu có) để thuận tiện khi cần xác thực.
- Hỏi trước Bộ phận Một cửa về danh sách giấy tờ của đúng thủ tục mình cần làm để đi một lần cho đủ.
Khi nào nên hỏi tư vấn pháp lý?
Khi bà con chưa rõ hồ sơ của mình cần những giấy tờ gì, giấy tờ có chỗ chưa khớp, hoặc cần hiểu rõ quy định áp dụng cho trường hợp của gia đình mình. Mỗi vụ việc một khác, nên bà con mang giấy tờ đến công ty để được xem cụ thể.
Bài viết mang tính phổ biến pháp luật, cập nhật đến ngày 04/11/2026, không thay thế tư vấn trên hồ sơ cụ thể. Nguồn tham khảo: Cơ sở dữ liệu văn bản – Nghị định 309/2026/NĐ-CP; Cổng Kiểm soát thủ tục hành chính – Bộ Tư pháp. Tin được phát hiện qua: Thông tin Chính phủ.